Firma z branży logistycznej zatrudniająca ponad 300 pracowników

Klient

Firma z branży logistycznej zatrudniająca ponad 300 pracowników, z rozbudowaną strukturą organizacyjną.

Wyzwanie

Klient zidentyfikował potrzebę poprawy procesów onboardingu i offboardingu w celu zwiększenia efektywności i satysfakcji pracowników. Procesy te były niespójne, co prowadziło do niskiego poziomu zaangażowania nowych pracowników a także braku odpowiednich procedur przy opuszczeniu firmy.

Cel audytu

Przeprowadzenie szczegółowego audytu obecnych procesów onboardingu i offboardingu oraz zarekomendowanie działań, które pozwolą na ich optymalizację i standaryzację.

Proces audytu

1. Analiza dokumentacji i praktyk
   • Zespół konsultantów przeanalizował istniejące dokumenty dotyczące onboardingu i offboardingu, takie jak procedury, formularze, oraz polityki firmy. Przeprowadzono również wywiady z menedżerami i pracownikami, aby zrozumieć ich doświadczenia i identyfikować obszary do poprawy.
2. Mapowanie procesów
   • Konsultanci stworzyli wizualizację obecnych procesów, co pomogło w identyfikacji kluczowych punktów i potencjalnych problemów, takich jak opóźnienia w przekazywaniu informacji oraz brak standaryzacji działań w różnych działach.
3. Zbieranie danych zwrotnych od pracowników
   • Przeprowadzono anonimowe ankiety wśród pracowników, aby zrozumieć ich odczucia dotyczące procesów onboardingu i offboardingu. Wyniki ujawniły, że wiele osób czuło się zagubionych w pierwszych dniach pracy oraz że procesy offboardingu były nieprzejrzyste i nieprzyjemne.
4. Opracowanie rekomendacji – na podstawie zebranych informacji zespół konsultantów stworzył szczegółowy raport z rekomendacjami, który obejmował:
   • Standaryzację procesów – Opracowanie znormalizowanych procedur onboardingowych i offboardingowych.
   • Tworzenie materiałów onboardingowych – Przygotowanie podręczników dla nowych pracowników oraz materiałów informacyjnych.
   • Wdrożenie harmonogramów – Ustalenie konkretnych terminów i kroków, które należy podjąć na każdym etapie procesu.
5. Prezentacja wyników i plan wdrożenia
   • Konsultanci przedstawili wyniki audytu i rekomendacje zarządowi firmy, oferując również plan wdrożenia, który obejmował szkolenie menedżerów i pracowników w zakresie nowych procesów oraz harmonogramów.

Wdrożenie zarekomendowanego systemu

1. Szkolenie zespołu
   • Klient zorganizował szkolenia dla menedżerów oraz pracowników działu HR, które miały na celu zapoznanie ich z nowymi procedurami a także harmonogramami. Dzięki temu wszyscy pracownicy wiedzieli, jakie są oczekiwania i jak należy prowadzić proces onboardingu i offboardingu.
2. Wdrożenie materiałów onboardingowych
   • Przygotowano i udostępniono nowe materiały onboardingowe, w tym interaktywne podręczniki, które pomogły nowym pracownikom lepiej zrozumieć firmę i jej kulturę. Wprowadzono również mentorów, którzy wspierali nowych pracowników w pierwszych tygodniach.
3. Regularne monitorowanie i feedback
   • Wprowadzono system regularnych spotkań feedbackowych między menedżerami a nowymi pracownikami, co pozwoliło na bieżąco monitorować postępy a także identyfikować ewentualne trudności w procesie onboardingu.
4. Procedury offboardingu
   • Wdrożono nowe procedury offboardingu, które obejmowały formalne rozmowy z pracownikami opuszczającymi firmę a także zbieranie informacji zwrotnej, co pozwoliło lepiej zrozumieć ich motywacje i doświadczenia.

Korzyść dla klienta

Prace zespołu doradczego obejmowały 260 godzin pracy w ciągu założonego pół roku do realizacji tego projektu. Maksymalnie dopasowaliśmy wszystkie działania pod kalendarze klienta i kluczowych uczestników procesu. Po wdrożeniu nowych procedur, klient zauważył znaczną poprawę w obszarze onboardingu i offboardingu:

• Zbieranie wartościowych informacji – Wprowadzenie formalnych rozmów offboardingowych pozwoliło firmie na gromadzenie cennych informacji zwrotnych, co z kolei umożliwiło wprowadzenie dalszych usprawnień.
• Zwiększenie satysfakcji pracowników – Anonimowe ankiety wykazały wzrost satysfakcji nowych pracowników z procesu onboardingu o 40%.
• Skrócenie czasu onboardingu – Dzięki standaryzacji procesów i wprowadzeniu mentorów, czas potrzebny na efektywne wdrożenie nowych pracowników skrócił się o 30%.
• Lepsze zrozumienie kultury organizacyjnej – Nowi pracownicy mieli lepsze zrozumienie misji i wartości firmy, co przyczyniło się do wyższego poziomu zaangażowania.

Kluczowe czynniki sukcesu:

• Dokładna analiza procesów – audyt pozwolił na dokładne zrozumienie aktualnych praktyk oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy.
• Zaangażowanie zespołu – klient zaangażował swoich menedżerów i pracowników w proces wdrażania, co zwiększyło akceptację nowych procedur.
• Ciągłe monitorowanie i dostosowywanie – regularne zbieranie feedbacku pozwoliło na bieżące dostosowywanie procesów do potrzeb organizacji.

Inne studium przypadku

Rekrutacja specjalistyczna osoby do działu księgowości

Klient poszukiwał do swojego działu księgowości osoby, która posiadałaby odpowiednie umiejętności i doświadczenie w dziedzinie finansów.

Rekrutacja specjalisty ds. optymalizacji procesów produkcyjnych

Firma potrzebowała doświadczonego technologa produkcji ze znajomością procesów w branży spożywczej oraz doświadczeniu w międzynarodowych projektach międzywydziałowych dotyczących optymalizacji produkcji.

Zastępstwo pracownika na recepcji

Klient zgłosił się do nas z potrzebą zatrudnienia osoby na stanowisko recepcjonisty w charakterze zastępstwa. Zdecydował się na skorzystanie z usługi pracy tymczasowej.