Firma usługowa zmieniająca strukturę organizacyjną

Klient

Średniej wielkości firma usługowa zatrudniająca do 150 pracowników, z różnorodnymi działami i dynamicznie zmieniającą się strukturą organizacyjną.

Wyzwanie

Klient zauważył, że istnieje wiele niejednolitych regulaminów i braków w dokumentacji HR, co prowadziło do nieporozumień i frustracji w zespole. Dodatkowo, zespół miał trudności w komunikacji, co negatywnie wpływało na efektywność współpracy.

Cel projektu

Przeprowadzenie kompleksowej analizy dokumentacji HR, identyfikacja braków oraz wprowadzenie standardów w zakresie komunikacji wewnętrznej w firmie.

Proces projektu

1. Analiza dokumentacji HR
   • Zespół konsultantów przeanalizował istniejące dokumenty dotyczące onboardingu i offboardingu, takie jak procedury, formularze, oraz polityki firmy. Przeprowadzono również wywiady z menedżerami i pracownikami, aby zrozumieć ich doświadczenia i identyfikować obszary do poprawy.
2. Ocena procesu komunikacji w zespole
   • Przeprowadzono wywiady z pracownikami oraz ankiety, aby zrozumieć, jak wygląda obecna komunikacja w zespole. Zidentyfikowano obszary wymagające poprawy, takie jak brak spójnych kanałów komunikacji oraz nieefektywne przekazywanie informacji.
3. Opracowanie rekomendacji
   • Na podstawie zebranych danych, zespół stworzył raport z rekomendacjami, który obejmował:
     • Ujednolicenie regulaminów i polityk HR – Opracowanie nowej wersji regulaminów, które byłyby zgodne z obowiązującymi przepisami a także dopasowane go do specyfiki firmy.
     • Standaryzacja teczek osobowych – Wprowadzenie jednolitych standardów dotyczących dokumentacji pracowników.
     • Utworzenie instrukcji komunikacyjnych – Opracowanie dokumentów regulujących sposoby i kanały komunikacji w zespole.
4. Warsztaty z zakresu komunikacji
   • Zorganizowano warsztaty dla pracowników, które miały na celu poprawę umiejętności komunikacyjnych oraz zrozumienie nowych standardów. Warsztaty obejmowały ćwiczenia praktyczne, takie jak symulacje rozmów, techniki aktywnego słuchania oraz zarządzanie konfliktem.
5. Wdrożenie rekomendacji wdrożenia
   • Konsultanci przedstawili wyniki audytu i rekomendacje zarządowi firmy, oferując również plan wdrożenia, który obejmował szkolenie menedżerów i pracowników w zakresie nowych procesów oraz harmonogramów.

Korzyść dla klienta

Po zakończeniu projektu obejmującego 180 godzin pracy konsultanta i 60 godzin warsztatów zakresu skutecznej komunikacji z różnymi grupami warsztatowymi z, klient zauważył znaczną poprawę w obszarze zarządzania dokumentacją oraz komunikacji w zespole:

• Zwiększenie efektywności procesów HR – ujednolicenie regulaminów i standaryzacja procesu obiegu dokumentów oraz audyt teczek osobowych przyczyniły się do zmniejszenia liczby nieporozumień oraz poprawy efektywności działań HR.
• Lepsza komunikacja w zespole – warsztaty poprawiły umiejętności komunikacyjne pracowników, co przełożyło się na lepsze zrozumienie oczekiwań oraz bardziej efektywną współpracę.
• Wyższa satysfakcja pracowników – zwiększenie przejrzystości w dokumentacji oraz lepsza komunikacja prowadziły do wzrostu satysfakcji wśród pracowników, co potwierdziły anonimowe ankiety przeprowadzone po zakończeniu projektu.

Kluczowe czynniki sukcesu:

• Szczegółowa analiza dokumentacji – dokładne zbadanie istniejących regulaminów i procedur pozwoliło na zidentyfikowanie kluczowych obszarów do poprawy.
• Zaangażowanie pracowników – warsztaty z zakresu komunikacji wzmocniły zaangażowanie zespołu w proces wdrażania zmian.
• Współpraca z zespołem klienta – ścisła współpraca z zespołem HR i pracownikami firmy ułatwiła implementację nowych procedur i regulaminów.

Inne studium przypadku

Rekrutacja specjalistyczna osoby do działu księgowości

Klient poszukiwał do swojego działu księgowości osoby, która posiadałaby odpowiednie umiejętności i doświadczenie w dziedzinie finansów.

Rekrutacja specjalisty ds. optymalizacji procesów produkcyjnych

Firma potrzebowała doświadczonego technologa produkcji ze znajomością procesów w branży spożywczej oraz doświadczeniu w międzynarodowych projektach międzywydziałowych dotyczących optymalizacji produkcji.

Zastępstwo pracownika na recepcji

Klient zgłosił się do nas z potrzebą zatrudnienia osoby na stanowisko recepcjonisty w charakterze zastępstwa. Zdecydował się na skorzystanie z usługi pracy tymczasowej.