Zwolnienie lekarskie L4 – co warto wiedzieć

Zrozumienie aspektów odnośnie wysokości wynagrodzenia chorobowego, zasad jego obliczania oraz różnice między wynagrodzeniem chorobowym a zasiłkiem chorobowym wypłacanym przez ZUS to tematy, które budzą wiele pytań i wątpliwości zarówno przez pracowników, jak i pracodawców.

Pracownicy często zastanawiają się, czy ich wynagrodzenie za czas zwolnienia lekarskiego zostało naliczone poprawnie, a także jakie zasady regulują jego wysokość. Najczęściej te wątpliwości przybierają na mocy po realizacji wynagrodzeń na konta pracowników. Z kolei pracodawcy i działy kadrowe muszą nieustannie śledzić zmiany w przepisach prawnych oraz pilnować, aby wszystkie obliczenia były zgodne
z aktualnymi regulacjami.

Kiedy można skorzystać z L4

W razie niezdolności do pracy zatrudniony może uzyskać zwolnienie lekarskie – ZUS ZLA, które usprawiedliwia jego nieobecność w pracy oraz pozwala uzyskać za ten czas wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. Skorzystać ze zwolnienia lekarskiego może osoba z umową o pracę, jak i zlecenia.

Od 1.12.2024 roku w Polsce elektroniczne zwolnienia lekarskie zastąpiły całkowicie zaświadczenia w wersji papierowej. Jednak zmiana formy zwolnienia lekarskiego i automatyczny rejestr tych danych nie zwalnia pracownika z obowiązku poinformowania pracodawcy o swojej nieobecności.

Korzyści e-zwolnień

E-zwolnienia przynoszą wiele korzyści nie tylko pracownikom, ale także pracodawcom czy lekarzy i służby zdrowia. Pracownicy dzięki elektronicznym zwolnieniom nie muszą dostarczać ich do pracodawcy, ponieważ są automatycznie przesyłane do ZUS i pracodawcy. Ponadto taka forma zmniejsza ryzyko pojawienia się błędów czy nawet zgubienia dokumentów, które mogłyby opóźnić wypłatę świadczeń. A to z kolei pozwala mieć łatwiejszy dostęp do historii zwolnień i kontrolować całą dokumentację medyczną.
Pracodawcy z kolei otrzymują natychmiastowe powiadomienie o wystawionym zwolnieniu, co umożliwia im szybsze planowanie zastępstw i organizację pracy. To też eliminuję potrzebę gromadzenia i archiwizowania papierowych dokumentów i obniża koszty administracyjne. A także pozwala na szybsze rozliczenie wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego, co wpływa na płynniejsze zarządzanie finansami firmy.

Natomiast lekarze nie muszą już wypełniać ręcznie zwolnień papierowych a dzięki temu, że system e-ZLA jest zintegrowany z systemami medycznymi i ZUS pozwala to na szybkie wystawienie zwolnienia na podstawie danych oraz historii jego choroby i danych od pracodawcy. To sprawia, że automatyzacja procesu skraca formalności a co za tym idzie zmniejsza biurokrację.

Dlaczego L4 nie jest płatne od razu

Okres wyczekiwania na wypłatę z ZUS-u to nieprzerwalny okres, przez który osoba ubezpieczona powinna podlegać obowiązkowemu lub dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowego, aby uzyskać uprawnienie do otrzymywania świadczeń chorobowych, wynikających ze zwolnienia lekarskiego. Termin wypłaty też jest inny w zależności jaka umowa została podpisana. Dla umów o pracę jest to 30 dni, a dla umów zleceń 90 dni.

Wysokość wynagrodzenia chorobowego wylicza się procentowo na podstawie wymiaru wynagrodzenia, a nie bezpośrednio z kwoty brutto zapisanej w umowie pracownika lub zleceniobiorcy, co bywa przyczyną nieporozumień. Podstawę wymiaru stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie wypłacone przez 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym nastąpiła niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność powstała wcześniej niż po roku pracy, podstawę wymiaru wylicza się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia za pełne miesiące ubezpieczenia.

Jednak nie wszystkie składniki wynagrodzenia są uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego – szczegóły określa ustawa zasiłkowa. Od wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe pracodawca odlicza składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, które łącznie wynoszą 13,71%. Dopiero od tej podstawy wylicza się wysokość świadczeń chorobowych, które mogą wynosić:

• 80% podstawy wymiaru w większości przypadków,
• 70% podstawy wymiaru w sytuacji niezdolności do pracy spowodowanej nadużyciem alkoholu,
• 100% podstawy wymiaru, jeśli niezdolność powstała w okresie ciąży, na skutek wypadku w drodze do lub z pracy, albo w przypadku badań i zabiegów związanych z dawstwem tkanek i narządów.

Wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy przysługują za każdy dzień niezdolności do pracy, w tym również za dni wolne od pracy.

Prognozy odnośnie zmian w L4 w 2025 roku

Czy czekają nas zmiany? To bardzo możliwe. Rząd przedstawił propozycje zmian dotyczących wynagrodzeń chorobowych, które mogą znacząco wpłynąć na sposób ich wypłacania. Najważniejsze założenia zakładają, że zasiłek chorobowy byłby wypłacany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych już od pierwszego dnia niezdolności do pracy, zamiast – jak dotychczas – po okresie, za który koszty pokrywa pracodawca. Ponadto, stawka miałaby wynosić 100% podstawy wymiaru wynagrodzenia, niezależnie od przyczyny zwolnienia lekarskiego.

Nowy model przewiduje również, że pracodawcy byliby całkowicie zwolnieni z ponoszenia kosztów związanych z chorobową nieobecnością pracowników, co według rządu ma zmniejszyć obciążenia finansowe firm.

9 stycznia 2024 roku Rada Ministrów omawiała kierunki tej reformy i harmonogram wprowadzenia zmian. Obecnie biuro prasowe rządu oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazują na konieczność przeprowadzenia szczegółowych analiz finansowych, które realizowane są wspólnie z ZUS-em. Nadal pozostaje niejasne, kiedy i czy zmiany wejdą w życie, oraz w jakim ostatecznie kształcie.